助成金とはどのような制度？申請で必要となる書類について解説

助成金を申請するためには、いくつも専門的な書類を準備しなければなりません。

申請する内容によって、書類の詳細は変化するものの、書類数は多いと考えておきましょう。

ただ、書類の種類が多いため、どれを準備すれば良いか悩んでしまうこともあります。

今回は助成金を申請する際に、どのような書類が必要となるのか解説します。

助成金とは

最初に、助成金の概要や実際に申請できるタイミングの例について紹介します。

助成金の概要

助成金とは、経済産業省や地方自治体が運営する、主に事業活動を支援するために支給される資金です。

多くの場合、人の雇用や設備投資など事業拡大や労働者への教育など安定性の強化などを目的としています。

また、条件を満たした状態で書類を提出すれば、基本的に支給されることが大きな特徴です。

間違えられやすい「補助金」はプレゼンテーションなどで落とされる可能性があるため、これらは大きな違いといえます。

助成金を申請できるタイミングの例

助成金は、さまざまな場面で申請できますが、タイミングの例を挙げると以下のとおりです。

• 人を新しく雇うなど、雇用形態を改める
• 雇用の維持に向けて制度の改善を図る
• 働きやすい環境を目指して労働条件を改定する
• 育休の取得や時短勤務など多様な働き方を促進する
• 労働者に対して教育などを実施してスキルアップを目指す

もちろん、タイミングは上記だけではないため、類するタイミングがあるならば申請できるものがないか確認してみましょう。

助成金の申請で必要となる書類の代表例

助成金の申請で必要となる書類は、状況によって変化します。

今回は、それらの中から代表的なものをピックアップして紹介します。

就業規則（写し）

就業規則は、労働者の賃金や労働時間など、各種労働の条件に関する事項を定めた職場内の規律です。

事前にルールを定めておき、労使間で共通の認識を持つために利用されます。

助成金を申請する際は、就業規則の写しが必要となるケースが多いため、準備しましょう。

また、とにかく、就業規則を提出すればよいというわけではなく、内容が重要です。

例えば、労働時間や賃金などの情報は、法律で記載しなければならないと定められています。

そのため、これらがなければそもそも就業規則として認められません。

また、キャリアアップ助成金への申請など特定の助成金では、就業規則に記載すべき事項が定められている場合があります。

雇用保険資格取得等確認通知書

雇用保険資格取得等確認通知書とは、雇用保険に加入していることを示す証明書です。

個人が健康保険証を持つように雇用保険についても証明が準備されています。

助成金を申請する際は、雇用保険に加入していることが条件であるものが大半です。

そのため、加入している証明のために書類の提出が求められます。

労働条件通知書または雇用契約書

労働条件通知書は、雇用契約書とも呼ばれるもので、入社時に労働者へ労働条件を通知するために利用します。

入社時には、会社から労働者へ通知する義務があるため、これを果たしているかの証明に必要な書類です。

労働条件通知書にも法律で記載すべき事項があり、例えば労働契約の期間や就業場所就業時間などの記載が求められます。

内容に不足があると労働条件通知書と認められず、助成金の申請ができません。

出勤簿やタイムカード

出勤簿やタイムカードは、労働者の労働時間を把握するために利用されます。

日々の始業時間と終業時間、休憩時間や休暇を取得したかなどを管理しなければなりません。

労働基準法で作成が定められているものであり、助成金の必要書類として、求められることも多々あります。

また、助成金によっては労働者が「どの程度の期間勤務を続けているのか」を証明しなければなりません。

このときの証明書類として、出勤簿やタイムカードが利用されることもあります。

賃金台帳

出勤簿やタイムカードと組み合わせて、賃金台帳も必要です。

賃金を支払うたびに作成するものであり、労働者がいるならば、基本的に毎月更新されます。

出勤簿やタイムカードと組み合わせて、正しく賃金が算出され、支給されているのかを把握するための書類です。

賃金の計算にあたっては、労働条件通知書の内容が守られているかどうかが確認されます。

個別に作成する書類ではありますが、それぞれの記載内容の整合性が取れているかどうかも重要です。

シフト表や就業カレンダー

シフト制の採用や、助成金の申請対象にシフト制の従業員を含む場合には、シフト表や就業カレンダーが必要です。

個人についての書類でも、労働者全体のシフト表などでも差し支えありません。

それぞれの労働者が、どのタイミングで労働したかを確認できることが重要です。

雇用調整助成金など出勤簿に加えて、シフト表の提出が必須となる助成金が存在するため、提出できるように準備しておきましょう。

36協定書

一部の助成金については36協定に関する書類が求められる場合があります。

例えば、働き方改革推進支援助成金は、条件を満たした36協定を結んでいると証明しなければなりません。

すべての助成金で必要となる書類ではありませんが、求められる場合があるため、申請の際には確認が必要です。

助成金の書類を準備する際のポイント

助成金の申請に向けて書類を準備する際は、以下のポイントを意識してください。

必要な書類を毎回確認する

それぞれの助成金で似た必要書類が求められていますが、すべての助成金で同じというわけではありません。

細かな部分に違いがあるため、どの書類が必要とされているかは、毎回の確認が重要です。

確認を怠って、思い込みで準備を進めてしまうと申請時に書類が不足しているという事態に陥りかねません。

書類の内容に不備が無いように心がける

書類は単純に準備すればよいというものではなく、内容の正確性が重要です。

そのため、書類の内容に不備がないか、最終確認を心がけましょう。

必要な書類の種類は揃っていても、内容に不備がある場合は、助成金の申請を受け付けてもらえません。

例えば、提出する書類の必須項目を入力し忘れていると事務局で受付を拒否されてしまいます。

短時間で修正できる場合は、リカバリーできますが、間に合わないと助成金を申請できないという状況に陥ってしまうでしょう。

助成金の申請書類をチェックできる3つのサービス

助成金で必要な書類にはどのようなものがあるか、チェックできるサービスを3つピックアップして紹介します。

F&M Club

F&M Clubでは助成金申請に必要な書類のチェックリストを、登録不要かつ無料ダウンロード可能です。

累計38,000社以上の中小企業のバックオフィス業務を支援した実績をもつF&M Clubが提供するテンプレートであるため、安心して活用できるでしょう。

たけだ社労士事務所

たけだ社労士事務所は、介護や障害、保育に関わる事業者を支援する社労士事務所です。

専門は上記の業界だけですが、多くの事業者に向けて各種助成金の書類チェックリストを公開しています。

助成金にいくつものコースがある場合、チェックリストがそれぞれ用意されているため、間違えないように注意しましょう。

助成金サポート.jp

助成金サポート.jpは、助成金に関するさまざまな情報を発信するメディアサイトです。

主要な助成金の情報はもちろん、マイナーな助成金や細かな変更に関する情報も収集できます。

助成金の解説に合わせて、必要な書類のテンプレートやチェックリストもダウンロードが可能です。

ただ、それぞれの助成金を解説する記事にチェックリストが掲載されているため、検索して探すことが求められます。

まとめ

助成金の申請時に必要な書類を紹介しました。

概ねどの助成金でも共通の書類が必要ですが、一部の助成金については、別の書類も求められます。

必要書類をチェックできるサービスなどを活用して、不足がないように準備しましょう。

また、書類の内容も重要となるため、求められている事項が含まれているかの確認も必要です。